Wenn Du sie nur für dich selber nutzt brauchst du XML und GIF nicht unbedingt. Die sind nur für die Vorschaufunktion im Drucken-/Exportfenster nötig. (GIF zeigt halt ein Mini-Bildchen der Vorlage, XML enthält eine Kurzbeschreibung der Vorlage.
Achte nur darauf, da nicht einfach mit Copy&Paste zu arbeiten. Word kann dabei unsichtbare Steuerzeichen (oder sowas in der Art) einfügen, mit denen der Platzhalter dann nicht funktioniert. Wenn schon Pasten, dann nur in der Option "Nur Text". Oder die Platzhalter manuell schreiben, das klappt immer.
Viele Grüße,
Jörg