Du brauchst da keine Verknüpfung zu irgendwelchen Datenbanken...
Mein Tip: schau dir einfach mal die schon bestehenden Vorlagen an um zu sehen, wie die funktionieren. Möglicherweise kannst du davon ja auch eine für dich modifizieren.
Denk nur bei den Platzhaltern daran, daß Word beim normalen Kopieren/modifizieren auch unsichtbare Steuerzeichen überträgt, die einen Fehler auslösen können. In dem Fall hilft es den Platzhalter zu markieren, mit Strg+x auszuschneiden und mit der Option 'Nur-Text' einzufügen. (Ich hab mein Word 2010 so eingestellt, daß Strg+v standardmässig als Nur-Text einfügt.
Viele Grüße,
Jörg